数字を全部そろえる前に、毎月使う数字から整える

経営管理の仕組みをつくろうとすると、確認したい数字が次々に出てきます。

部門別の利益、案件別の採算、設備の稼働率、人時生産性、投資の効果、資金繰り、顧客別の粗利。どれも重要に見えるため、最初から全部を整えようとしがちです。

しかし、数字の整備を同時に進めると、担当者の作業が増え、完成までに時間がかかります。数か月かけて立派な管理資料をつくったものの、更新が続かず、経営会議で使われなくなることもあります。

経営管理の導入で最初に決めるべきことは、どの数字が重要かだけではありません。どの数字から整えるかです。

重要な数字でも、毎月急いで出す必要があるとは限りません

ある企業で経営管理の現状を確認した際、設備投資の効果が見えないという問題が挙がりました。

新しい機械を複数導入していましたが、機械の稼働率と人の稼働率を分けて把握できておらず、投資によって生産性がどれだけ上がったのか説明できない状態でした。設備ごとの採算やチャージレートも十分には検証できていませんでした。

一方で、月次の経営会議に使う正式な試算表は、会議時点で前月分までしかそろわないことがありました。社内で作成している簡易な業績管理帳票であれば、月初の早い段階で出すことができました。

設備投資の効果測定と、月次業績の早期把握。どちらも経営に必要な数字です。ただし、仕組み化して繰り返し使うべきかどうかは異なります。

設備投資の効果は、投資を検討するときや、一定期間経過後に成果を検証するときに使います。毎月数日を争って出す必要がある数字ではありません。

月次業績は、売上や利益の変化を確認し、今月の営業、生産、経費の動きを決めるために使います。判断が毎月発生するため、多少簡易でも早く出ることに価値があります。

この場面で、私は設備投資の詳細分析より、社内で完結できる月次の業績管理帳票の早期運用を優先しました。

この判断について、私はこう考えています。

「設備投資の効果測定は、設備の意思決定を検討する際であったり、またある程度信頼のできる決算情報に基づきシミュレーションするものであるので、各月にスピード優先で出す必要はないと判断した。」

仕組み化の順番を決める基準は、分析として高度かどうかだけではありません。その数字を使った意思決定が繰り返し発生し、フォーマット化・ルーティン化することで経営の動きが早くなるかどうかです。

もちろん、単発のシミュレーションでも、重要な経営判断に関わるものであれば優先度は高くなります。ただし、それは必要なタイミングで深く検討すべきテーマであり、毎月同じ形で集計・更新する仕組みとして最初から組み込むべきかは別問題です。

毎週判断するものは週次で確認できる形にします。毎月判断するものは、精度を少し割り切ってでも月初に見られる形にします。年に一度、あるいは投資判断のタイミングで使うものは、その時期に合わせて詳細に分析すれば足ります。

この区別がないまま、すべての数字に同じ精度とスピードを求めると、管理部門の負荷だけが増えていきます。

経営管理は、数字を集めること自体が目的ではありません。数字を見て、次の行動を変えるための仕組みです。

そのため、最初の段階では、次の会議で何を決めるのかを確認する必要があります。

売上が未達なら営業活動を変えるのか、粗利が悪化していれば受注条件を見直すのか、生産性が落ちていれば人員配置を変えるのか。判断と行動が明確であれば、それに必要な数字から整えられます。

反対に、数字が重要そうだからという理由だけで管理項目や管理帳票を増やすと、集計後に誰も判断しない指標が残ります。担当者は毎月更新しますが、経営会議では眺めるだけになります。

管理指標や管理帳票は、やみくもに増やすのではなく、むしろ絞るべきです。どういう意思決定をするべきか、何が業績を左右するのかについて仮説を持ち、その仮説に基づいて設定します。

そして、一度決めた指標や帳票も固定ではありません。仮説が外れることもあれば、顧客、競合、原材料、人員体制など、内外の環境が変わることもあります。だからこそ、ルーティン化しながらも、常に見直していく必要があります。

どの数字を見て、どの判断をし、どの行動を変えるのか。この蓄積は外部から見えにくく、簡単には模倣できません。経営管理の仕組みは、単なる管理作業ではなく、企業の競争力の源泉の一つになっていきます。

設備投資の効果測定を後回しにすることは、設備投資を軽視することではありません。使う時期と必要な精度を見極め、適切なタイミングで分析するという判断です。

経営管理の導入では、網羅性よりも順番が成果を左右します。自社で作成している資料の中に、毎月更新しているのに意思決定につながっていない数字はないでしょうか。また、毎月判断に使いたいのに、出てくるのが遅い数字はないでしょうか。

※ 本記事は実際の支援案件をもとにしていますが、企業の特定を避けるため、企業名・個人名を伏せ、日付や部門構成などの属性は変更しています。経営管理上の構造や判断の内容は、実際の事例に基づいています。

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